Likwidacja podmiotu leczniczego, ograniczenie zakresu jego działalności czy przejęcie zadań likwidowanej jednostki przez inną nie zwalnia z obowiązku przechowywania dokumentacji medycznej przez określony czas.
Podstawowym aktem prawnym regulującym zasady prowadzenia dokumentacji medycznej jest Ustawa z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (dalej: u.p.p.) Aktem prawnym faktycznie regulującym zasady i tryb prowadzenie, przetwarzania i przechowywania dokumentacji medycznej jest, wydane na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 30 u.p.p, Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 21 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (dalej: rozporządzenie).
Zgodnie z art. 29 u.p.p. podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych przechowuje dokumentację medyczną przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z wyjątkiem:
- dokumentacji medycznej w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon,
- zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją medyczną pacjenta, które są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie,
- skierowań na badania lub zleceń lekarza, które są przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia
- dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2 r. ż., która jest przechowywana przez okres 22 lat.
Po upływie okresów wymienionych w ust. 1 u.p.p. podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych niszczy dokumentację medyczną w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła.
Mimo, że kwestia zagospodarowania dokumentacji medycznej w przypadku likwidacji prowadzącej ją jednostki przed upływem okresów przechowywania może wydawać się problematyczna, prawodawca w tym zakresie udziela dosyć jasnych wskazań. Okres przechowywania dokumentacji medycznej musi zostać utrzymany.
Całkowita likwidacja działalności medycznej
W przypadku całkowitej likwidacji działalności medycznej, zgodnie z 76 ww. rozporządzenie, miejsce przechowywania dokumentacji określa wykonujący działalność. Stąd istnieje niejako obowiązek zawarcia przez prowadzącego działalność umowy o przechowywanie dokumentacji aż do upływu ustawowo przewidzianego okresu.
Ograniczenie zakresu działalności
W praktyce zdarzają się też ograniczenia zakresu działalności. W takim przypadku dokumentacja powinna być przechowywana w przekształconym podmiocie, mimo że ten nie prowadzi już działalności w danym zakresie.
Jeżeli pacjent w takiej sytuacji wybierze innego świdczeniodawcę, nie ma podstaw do wydania mu orginału dokumentów medycznych.
Z żądaniem wydania kopii lub odpisu czy też z żądaniem „wypożyczenia” oryginału dokumentacji może wystąpić pacjent, ale także lekarz kontynuujący leczenie (art. 26 u.p.p.).
Właścicielem dokumentacji medycznej w sensie dosłownym jest podmiot, który ją wytworzył. Pacjent natomiast jest właścicielem danych zawartych w tych dokumentach. Ustalenie takie ma znaczenie np. w sprawach procesowych. Restrukturyzacja podmiotu nie zwalnia go bowiem z odpowiedzialności za popełnione błędy, a dokumentacja jest podstawowym dowodem w tego typu sprawach.
Przejęcie zadań likwidowanej jednostki przez inną komórkę organizacyjną
Jeżeli inna jednostka przejmuje zadania likwidowanej jednostki lub likwidowana komórka organizacyjna (poradnia, oddział) jest odtworzona w innym podmiocie, wówczas oryginalna dokumentacja zostaje przekazana nowej jednostce. Opisana procedura dotyczy sytuacji, w której podmiot tworzący podjął decyzję o przeniesieniu całej bądź części jednostki i decyzja ta jest poparta odpowiednim porozumieniem obu stron.
