Outsourcing kuchni szpitalnej

Szpitalna restrukturyzacja to powoli konieczność. Środki finansowe na bieżącą działalność są ograniczone, więc trzeba szukać oszczędności. Wiele szpitali ogranicza swoje koszty funkcjonowania poprzez wprowadzenie outsourcingu szpitalnego żywienia. Nie wszyscy jednak decydują się na ten krok.

Obniżanie kosztów za pomocą korzystania z tzw. usług obcych, czyli współpracą na świadczenie różnorakich usług przez firmy zewnętrzne (outsourcing, jest coraz popularniejsze. Dla szpitali zaletą takich rozwiązań jest zamiana kosztów stałych na koszty zmienne, co sprawia, że istnieje większa możliwość wpływu na koszty.

I tak od 1999 roku, od momentu wdrożenia reformy służby zdrowia, szpitale mają możliwość przekazania także żywienia pacjenta wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej i wiele z nich zdecydowało się już na taki krok. Dzięki temu placówki te uzyskały wymierne korzyści ekonomiczne i organizacyjne.

<%n_p%>

Outsourcing? Co to takiego?

Outsourcing to koncepcja zarządzania, która pojawiła się w latach osiemdziesiątych XX wieku, ale tak naprawdę była znana już wcześniej. Pojęcie outsourcingu wywodzi się z połączenia angielskich: outside — zewnętrzny, zewnątrz, od zewnątrz, resource — zasoby, zapasy, środki, możliwości, using – używanie, stosowanie. Zastosowanie tej koncepcji zarządzania łączy się z nowym spojrzeniem na funkcję zaopatrzenia, a także na działalność usługową prowadzoną w przedsiębiorstwie. 

Outsourcing jest również zaliczany do metod restrukturyzacji polegających na wydzieleniu ze struktury zakładu realizowanych przez niego funkcji (działalności, i przekazaniu ich do wykonywania przez podmioty zewnętrzne. 

Z punktu widzenia wydzielanej działalności istotne są następujące ogólne warunki outsourcingu. Przedmiotem wydzielenia może być obszar działalności autonomiczny: rynkowo, przedmiotowo lub terytorialnie. Powinna istnieć możliwość obiektywnego określenia wymiernych ekonomicznie wyników tej działalności, która również powinna się stać skuteczniejsza w wymiarze: strategicznym, rynkowym, ekonomicznym, organizacyjnym, operacyjnym i motywacyjnym. 

Podjęcie decyzji o outsourcingu jest decyzją strategiczną, co oznacza, że należy opierać się na metodach strategicznych, jak np. analiza porównawcza, benchmarking, krzywa doświadczeń. 
Celem outsourcingu, w jego najbardziej ogólnym ujęciu, jest zwiększenie skuteczności i efektywności prowadzonej działalności. Na ten ogólny cel składają się różnorodne cele cząstkowe. 

Z kolei głównym celem strategicznym outsourcingu jest skoncentrowanie się zakładu macierzystego na jego działalności kluczowej, decydującej o jego pozycji konkurencyjnej i perspektywach rozwojowych. Dzięki temu następuje zwiększenie swobody doboru partnerów i warunków współdziałania z nimi. 

Obok zdefiniowanego już outsourcingu możemy mieć do czynienia z różnymi jego odmianami lub z działaniem do niego przeciwstawnym, w przypadku insourcingu.

Zlecanie funkcji – polega na przekazaniu innej firmie prostych usług pomocniczych (np. sprzątanie, , traktowane jako krótkoterminowe rozwiązanie taktyczne wybierane w celu szybkiego uporania się z jakimś problemem. 

Co-sourcing – tu firma podstawowa deleguje swój personel lub menedżerów do obsługi zlecenia, ale nie może sobie pozwolić na utratę tych pracowników ze względu na ich specjalistyczną wiedzę. Co-sourcing oznacza, że obie firmy są odpowiedzialne za dostarczanie środków do realizacji zadania. 

Partnering – to sytuacja, w której funkcje wykonywane w ramach przedsiębiorstwa macierzystego utrzymywane są w jego strukturze organizacyjnej.

Insourcing – polega na włączeniu do struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa macierzystego funkcji realizowanych dotychczas przez inne podmioty gospodarcze.

Proces outsourcingu 

Proces outsourcingu podzielony jest na trzy etapy: etap analizy wstępnej, etap badań i opracowań szczegółowych i etap wdrażania. Etap analizy wstępnej polega na analizie i ocenie uwarunkowań strategicznych wydzielenia oraz dokonaniu na tej podstawie oceny podatności analizowanej działalności na wydzielenie. Po pierwszym etapie podejmowana jest bądź nie decyzja wstępna o wydzieleniu działalności. Jeżeli zostanie podjęta decyzja o akceptacji procesu, to drugi etap badań i opracowań szczegółowych polega na dokładnym badaniu oraz analizie uwarunkowań wydzielenia oraz opracowaniu rozwiązań realizacyjnych. Po drugiej fazie procesu również musimy podjąć ostateczną decyzję, o tym czy rezygnujemy, czy kontynuujemy proces. Jeżeli odpowiemy na to pytanie twierdząco, to w ostatniej fazie wdrażania przygotowywany jest harmonogram wydzielenia oraz wprowadzenie w życic zaprojektowanych rozwiązań. 

W szpitalach na zewnątrz najczęściej wyprowadzane są usługi charakteryzujące się dużą podatnością na wydzielenie, które są związane w mniejszym zakresie zarówno z funkcjami podstawowymi (usługi rehabilitacyjne, diagnostyka laboratoryjna i obrazowa, usługi psychologiczne, obsługa duszpasterska, , kierowniczymi (inwestycje, obsługa informatyczna, jak i funkcjami pomocniczymi (obsługa techniczna, ochrona mienia, usługi oświatowe, utrzymanie terenów zielonych, prace remontowo-budowlane, utylizacja odpadów, transport zewnętrzny, utrzymanie czystości, usługi pralnicze, żywienie, sterylizacja, utylizacja odpadów, w większym zakresie.

Poniżej zostały opisane niektóre tylko przypadki z bardzo szerokiego wachlarza usług możliwych do zaoferowania jednostkom opieki zdrowotnej.

Usługi żywieniowe – popularny outsourcing

Wyznacznikiem sukcesu wielu placówek opieki zdrowotnej stała się satysfakcja pacjentów z otrzymanej usługi – w tym w dużym stopniu z wyżywienia. Nie można zapominać, że odpowiednie żywienie wraz z odpowiednią dietą jest ważnym elementem w procesie leczenia. 
Niewiele szpitali w Polsce może pochwalić się idealną kuchnią. Większość wymaga przeprowadzenia gruntownych remontów oraz wymiany zaplecza technologicznego wraz z najbardziej zaniedbanym elementem, jakim jest dystrybucja. 

Ostatnie lata pokazują jednoznacznie, że placówki publiczne organizując przetarg na żywienie pacjentów, jako główne kryterium wyboru oferenta przyjmują najczęściej cenę. Konkurencja cenowa nierzadko prowadzi jednak do sytuacji, w której firma chcąc wygrać przetarg oferuje bardzo niską stawkę, nie mogącą zagwarantować odpowiedniej jakości posiłków, co w efekcie może stać się zagrożeniem dla zdrowia pacjentów. Jest to częsta praktyka stosowana przez firmy małe i niedoświadczone, które jednak ponosząc niskie koszty działalności mogą skutecznie konkurować ceną. 

A przecież firma zewnętrzna przejmując żywienie pacjentów przejmuje odpowiedzialność za zapewnienie pacjentom posiłków nie tylko smacznych, estetycznie wyglądających i dostosowanych do wymagań specjalistycznych diet lekarskich, ale przede wszystkim posiłków bezpiecznych. 

System HACCP

Gwarancją tego powinien być wdrożony branżowy system kontroli jakości HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Point, , czyli analiza zagrożeń i krytycznych punktów kontroli. 
W przeciwieństwie do tradycyjnych metod kontroli, system ten zapobiega lub eliminuje zagrożenia zdrowotne związane z żywnością w całym łańcuchu produkcyjnym – od producenta do konsumenta. 
Firmy mające wdrożony system HACCP stosują zasady dobrej praktyki produkcyjnej oraz dobrej praktyki higienicznej, które są jego fundamentem. 

System gwarantuje również, że wszelkie działania podejmowane w procesie produkcji, mogące stanowić zagrożenie dla jakości produktu finalnego, a także parametry procesów produkcyjnych (temperatura, czas, są monitorowane i rejestrowane. Dzięki temu w każdej chwili możliwa jest identyfikacja miejsca powstawania nieprawidłowości, a przez to ich szybkiego wyeliminowania
System HACCP jest więc dziś najefektywniejszym sposobem gwarantowania jakości zdrowotnej żywności, uznawanym przez wszystkie organizacje zainteresowane jej bezpieczeństwem. 
Dlatego też szpitale decydujące się na wydzielenie żywienia, obok stosowania kryteriów cenowych, powinny w znacznie większym stopniu niż dotychczas oczekiwać od przyszłego usługodawcy gwarancji serwowania posiłków zdrowych i bezpiecznych. Najlepszą zaś gwarancją jest niezwłoczne po przyjęciu żywienia wdrożenie w obsługiwanym obiekcie systemu HACCP. 

Inną kwestią jest niewątpliwa przewaga dużych firm pod względem posiadanego potencjału finansowego, organizacyjnego oraz zasięgu działania. Dzięki temu mogą one zaproponować swoim klientom różne rozwiązania, dotyczące sposobu zorganizowania produkcji. 

W zależności od potrzeb i oczekiwań szpitala, oprócz tradycyjnego produkowania na miejscu, może ona, wykorzystując sieć swoich placówek, zorganizować dowóz posiłków z innej posiadanej kuchni. Jest to doskonałe rozwiązanie dla tych szpitali, które nie dysponują odpowiednio wyposażonymi blokami żywieniowymi i ze względów ekonomicznych nie mogą ich doposażyć. 

Ograniczyć koszty

No właśnie. Bo brak środków finansowych na inwestycje może spowodować zagrożenie zamknięcia kuchni przez Sanepid. Inwestycje w tym wypadku mogą być konieczne w same pomieszczenia kuchni, jak również w jej wyposażenie oraz w urządzenia służące do transportu żywności. W przypadku żywienia istnieją co najmniej dwie formy outsourcingu. Pierwsza z nich polega na oddaniu kuchni szpitalnej w obce ręce, na przykład spółce pracowniczej lub innemu zainteresowanemu podmiotowi gospodarczemu, a następnie na zakupie posiłków w tej (już sprywatyzowanej, kuchni. 

Druga forma, to przekazanie żywienia firmie cateringowej. 

Instytut Matki i Dziecka w Warszawie trzy lata temu zdecydował się przejść na całkowity catering.
 – Zdecydowaliśmy się na to ze względów lokalowych. Pomieszczenia, w których znajdowała się szpitalna kuchnia wymagały generalnego remontu i nie spełniały wymogów Sanepidu oraz HCP. Żeby móc tam bezpiecznie przygotowywać posiłki szpital musiałby wydać na przystosowanie pomieszczeń kuchennych do najnowszych standardów około 5 milionów złotych. W związku z czym bardziej opłacało się zatrudnić firmę zewnętrzną- mówi Pasażowi Medycznemu Aleksandra Lisowska, rzecznik szpitala.
Wyróżnia się dwa podstawowe systemy dystrybucji posiłków: tacowy oraz termosowy. 
W systemie tacowym każdy pacjent ma przypisaną szczelnie zamkniętą tacę w zależności od prowadzonej diety, co gwarantuje bezpieczeństwo bakteriologiczne. Posiłki są dostarczane do pacjentów bezpośrednio z kuchni centralnej, a nie z kuchenek oddziałowych. Z powodu barier architektonicznych system ten nie może być wprowadzony w każdym obiekcie. 

W systemie termosowym posiłki przygotowywane w kuchni centralnej dostarczane są do kuchenek oddziałowych w termosach. System ten umożliwia dystrybucję posiłków do obiektów oddalonych od kuchni centralnej do 50 km bez wpływu na jakość, temperaturę i smak potraw. 

Wybór systemu dystrybucji powinien być dokonany na podstawie dokładnej analizy obiektu (rozkładu topograficznego szpitala, układu ciągów komunikacyjnych, powierzchni kuchni centralnej, . Jakość oferowanych posiłków zależy od odpowiedniego doboru dystrybucji, a nie od rodzaju systemu.

Ceny systemów uzależnione są od specyfiki szpitala, zwłaszcza od stosowanych diet. System tacowy jest przeciętnie 20 proc. droższy od systemu termosowego. Wyższą cenę kompensuje jednak niższy koszt obsługi systemu (brak personelu w kuchenkach oddziałowych, . 

Przewagą wydzielenia usługi czyli skorzystania z usług firmy cateringowej jest bez wątpienia odciążenie swojego potencjału. Szpital zostaje zwolniony z obowiązku modernizacji kuchni, zaopatrywania się w surowce, dopełniania wymagań sanitarnych itp. Jego jedynym zadaniem jest kontrola jakości. 

I tak np. dzięki tym rozwiązaniom, Szpital Wolski w Warszawie oszczędza miesięcznie 54 tys. zł dzięki wprowadzeniu cateringu. Oszczędności w szpitalach zawsze jest gdzie przesuwać.

Podsumowując – tylko sprawne i bezpieczne świadczenie usługi pozwala w pełni korzystać z zalet outsourcingu, który z założenia powinien przynosić korzyść zarówno szpitalowi, jak i pacjentom, którzy mogą skorzystać z usług specjalistycznej firmy.

Aleksandra Lisowska, rzecznik prasowy Instytutu Matki i Dziecka w Warszawie:

Przetarg na dostarczanie posiłków pacjentkom Instytutu oraz dzierżawę kuchni mlecznej wygrała firma Dussmann. Żywi ona u nas około 200 pacjentów. W ramach umowy firma gwarantuje pięć posiłków dziennie: śniadanie, drugie śniadanie, obiad, podwieczorek i kolację. 

Żeby móc tam bezpiecznie przygotowywać posiłki szpital musiałby wydać na przystosowanie pomieszczeń kuchennych do najnowszych standardów około 5 milionów złotych. W związku z czym bardziej opłacało się zatrudnić firmę zewnętrzną. Szpital jest bardzo zadowolony z obsługi zewnętrznej firmy, jak dotąd nie było również żadnych skarg pacjentów. Dzięki temu pomieszczenia po kuchni przeznaczyliśmy na szpitalny magazyn.