Czym kierować się przy wyborze oprogramowania dla przychodni lub gabinetu lekarskiego?

Pozostało już niewiele czasu do wskazanej w rozporządzeniu Ministra Zdrowia daty 1 sierpnia 2014 roku, kiedy to wszystkie podmioty prowadzące działalność leczniczą będą zobowiązane do prowadzenia dokumentacji medycznej pacjentów wyłącznie w formie elektronicznej. Do tego czasu należy wybrać odpowiednie oprogramowanie medyczne i zinformatyzować placówkę. Czym kierować się przy wyborze systemu informatycznego i na co zwrócić uwagę podczas wdrożenia?

Wbrew pozorom czasu jest niewiele, gdyż proces wyboru dostawcy oprogramowania i firmy wdrożeniowej, a potem przeprowadzenie analizy i samej instalacji, to okres od kilku tygodni do nawet kilkunastu miesięcy. Zależy to od wielkości placówki, jej wymagań, zakresu informatyzacji, skomplikowania wdrażanych systemów, stanu infrastruktury technicznej placówki czy liczby osób do przeszkolenia. Nie da się ukryć, że to trudny proces, ale zinformatyzowanie placówki daje wiele korzyści.

Wdrożenie systemu informatycznego w placówce to przede wszystkim usprawnienie jej pracy – wszystkie dane pacjentów gromadzone są w jednym miejscu, łatwy dostęp do nich mają jedynie autoryzowani użytkownicy, nie ma potrzeby mnożenia dokumentacji papierowej. Obieg dokumentów, rejestracja na wizyty, wypisywanie recept i skierowań, grafiki lekarzy i personelu, raporty, analizy i zestawienia dotyczące procesów w placówce dostępne są dzięki kilku kliknięciom myszki. Ale systemy informatyczne w przychodni lub gabinecie to coś więcej. To także przydatne narzędzie w rękach osób zarządzających placówką medyczną – pozwalają na optymalizację pracy personelu i redukcję kosztów.

Na etapie wyboru systemu informatycznego warto przede wszystkim zwrócić uwagę, czy konkretny program pozwala na kompleksową obsługę przychodni, czy ma strukturę modułową i każdy z elementów dostępny jest osobno. Oba typy systemów są dostępne na rynku i oba mają swoje wady i zalety. Wszystko zależy od tego, jakie funkcjonalności są potrzebne i które z nich znajdą zastosowanie w konkretnej placówce. Z drugiej strony – słyszy się opinie, że te kompleksowe rozwiązania są wygodniejsze, bo wszystkie komponenty dostępne są z poziomu jednego programu, sprawnie ze sobą współpracują, a użytkownikom wystarczy nadać odpowiednie uprawnienia dostępowe wyłącznie do potrzebnych im części.

Warto także sprawdzić, czy oprogramowanie pozwala na obsługę także tzw. „części szarej”, ewentualnie czy ma możliwość łatwej integracji z informatycznymi systemami administracyjno-księgowymi i jak takie połączenie się odbywa. Dla placówek mających podpisany kontrakt z Narodowym Funduszem Zdrowia ważnym elementem systemu jest moduł, który pozwala na prawidłowe rozliczenie zakontraktowanej działalności – warto go przetestować jeszcze przed instalacją. Firmę dostarczającą oprogramowanie warto też zapytać, czy system jest elastyczny i czy istnieje możliwość jego rozbudowy pod kątem indywidualnych potrzeb placówki. W sytuacji, gdy przychodnia ma już zinformatyzowany pewien obszar, istotna jest także kwestia interoperacyjności z systemami innych producentów.

Jednym z zadań systemu informatycznego jest gromadzenie i archiwizacja danych pacjentów, także tych o stanie zdrowia i chorobie, czyli kwalifikowanych jako wrażliwe dane medyczne. Takie informacje wymagają specjalnych zabezpieczeń i należy się upewnić, że system informatyczny spełnia prawne wymogi bezpieczeństwa. Jeszcze przed wdrożeniem systemu warto zaplanować odpowiednią przestrzeń serwerową dla rosnącego w szybkim tempie wolumenu danych medycznych. W codziennej pracy placówka generuje znaczną ilość danych, a według wytycznych Ministra Zdrowia dokumentacja medyczna musi być przechowywana nawet przez 30 lat. Dlatego warto już wcześniej pomyśleć o bezpiecznym miejscu do przechowywania dużej ilości elektronicznych danych. Dostawca systemu informatycznego powinien także zapewnić bezpieczny backup danych. Warto sprawdzić, czy w przypadku awarii systemu dane pacjentów będą bezpieczne i uda się je przywrócić z tzw. „kopii zapasowej”.

Testując wersję demonstracyjną programu warto sprawdzić zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem oraz możliwości nadawania uprawnień pracownikom placówki. To ważna kwestia, szczególnie w sytuacji, kiedy docelowo z systemu ma korzystać wiele osób spośród personelu medycznego.

Aspekty prawne prowadzenia podmiotu wykonującego działalność leczniczą zmieniają się stosunkowo często. Oprogramowanie musi uwzględniać obecny stan prawny, dopasowywać się do wytycznych Ministra Zdrowia i NFZ-u. Dlatego warto dopytać dostawcę systemu o częstość aktualizacji i wprowadzania zmian w programie. Czy takie aktualizacje odbywają się automatycznie, czy każdorazowo wymagają pomocy zespołu IT? Sprawdźmy, czy oprogramowanie jest zintegrowane z systemem eWUŚ i czy pozwala na szybkie i automatyczne sprawdzenie statusu ubezpieczenia pacjenta. 

Dostępne na rynku rozwiązania pozwalają nie tylko na obsługę podstawowej działalności gabinetu czy przychodni, ale często oferują wiele opcji, które skracają czas i ułatwiają przebieg wielu procesów. Praktyka pokazuje, że takie opcje jak: personalizacja ustawień, dedykowane szablony kart wizyt ustalone indywidualnie przez użytkownika, wydruk dokumentów i recept bezpośrednio z programu, opcje autouzupełniania oraz dostęp do aktualnych baz leków (także do bieżącej bazy leków refundowanych), baz kodów ICD-9 i ICD-10 znacznie upraszczają tworzenie dokumentacji oraz skracają czas potrzebny na formalności podczas wizyty, jednocześnie wydłużając czas poświęcany pacjentowi.

Z perspektywy osoby zarządzającej placówką przydatne będą opcje tworzenia bilingów i zestawień z zadanego przedziału czasowego oraz automatycznego naliczania prowizji pracowników za wykonane świadczenia. Opcja stałego monitorowania statystyk placówki (liczby wykonanych wizyt, zabiegów, badań, wypisanych zleceń, wykorzystanych zasobów) daje możliwość bieżącej optymalizacji oraz realnej redukcji kosztów.

Z kolei dla pacjenta dużym udogodnieniem będzie możliwość rejestracji internetowej na wizyty w placówce na podstawie dostępnych online aktualnych grafików pracy lekarzy i specjalistów. To także spore ułatwienie dla lekarzy, którzy mają aktualny podgląd stanu zapisów, a także odciążenie dla personelu medycznego, gdyż pacjenci sami zapisują się na dostępne wolne terminy bez angażowania pracowników rejestracji. Niektórzy dostawcy oprogramowania oferują także możliwość wysyłki powiadomień (w formie e-mail lub wiadomości sms) o aktualnym statusie zapisu na wizytę. Takie rozwiązanie pozwala na zmniejszenie liczby sytuacji, kiedy pacjent zapisuje się na wizytę, ale zapomina o  niej.