Narzędzia takie jak systemy instytucjonalnej kontroli wewnętrznej lub audyt są wykorzystywane w placówkach medycznych w ograniczonym stopniu. Uprzedzenia wynikają z przekonania o skomplikowanym, nieprzystępnym i biurokratycznym charakterze takich działań Tymczasem to dzięki nim można najłatwiej stwierdzić, które działania wymagają zwiększonej uwagi zarządzających.
Kontrola wewnętrzna i audyt w prywatnych placówkach medycznych są fakultatywne, natomiast w publicznych jednostkach ochrony zdrowia ich wykonanie narzucają przepisy ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Kontrola wewnętrzna oznacza system mechanizmów, instrukcji i technik, których istotą jest uzyskanie informacji, czy realizowane w danej instytucji plany prowadzą do zamierzonych celów. Audyt z kolei jest działaniem doradczym, niezależnym i obiektywnie zapewniającym, którego celem jest usprawnienie działalności operacyjnej i przysparzanie wartości organizacji.
Obowiązkowa kontrola i audyt
Prowadzenie audytu wewnętrznego nie dotyczy każdego SPZOZ. Zgodnie z art. 274 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, audyt wewnętrzny prowadzi się „w samodzielnych publicznych zakładach opieki zdrowotnej, które nie zostały utworzone przez jednostki samorządu terytorialnego, jeżeli kwota ujętych w planie finansowym przychodów lub kosztów przekroczyła wysokość 40 mln zł”.
Inaczej jest z kontrolą zarządczą, która dotyczy wszystkich jednostek sektora finansów publicznych (wszystkich SPZOZ, niektórych NZOZ prowadzonych w formie sp. z o.o., w których właścicielem w 100% jest np. jednostka samorządowa). Stan wykonania zadań z zakresu kontroli kierownik jednostki jest zobowiązany wykazywać w specjalnych oświadczeniach.
Jak zorganizować komórkę audytu i kontroli wewnętrznej?
Zdarza się, że w strukturze organizacyjnej placówki kontrola zarządcza oraz zadania audytu znajdują się w jednym dziale lub stanowisku. Mimo, iż dotychczasowe doświadczenia wyraźnie wykazują na korzyści płynące z rozdzielenia tych funkcji, nie należy takiej organizacji zadań w zakresie audytu i kontroli oceniać krytycznie.
Obecnie nie jest już wymagane zdanie egzaminu państwowego, jednak osoba wykonująca zawód audytora w jednostkach sektora finansów publicznych powinna legitymować się jednym z międzynarodowych certyfikatów wskazanych w ustawie o finansach publicznych lub mieć dwuletnią praktykę w zakresie audytu wewnętrznego i ukończone studia podyplomowe w zakresie audytu wewnętrznego prowadzone przez jednostkę organizacyjną, która w dniu wydania dyplomu była uprawniona do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych.Efektywność pracy działu audytu zależy z jednej strony od jakości merytorycznej jej pracowników, z drugiej od stopnia niezależności, jaka zostanie zapewniona audytorowi i poparcia zarządzających w jego pracy.
Szeroki dostęp do informacji, ranga i charakter stanowiska powodują, że pracownicy działu audytu i kontroli zajmują wysokie, szczególne miejsce w strukturze organizacji. Żeby zachować niezależność i obiektywność audytora w stosunku do organizacji należy lokalizować to stanowisko w wyłącznej podległości dyrektora naczelnego lub zarządu.
Tworząc komórkę audytu i kontroli wewnętrznej należy przeanalizować różne możliwości doboru odpowiednich kadr do wykonywania tej pracy. Warto przejrzeć posiadane zasoby wewnątrz zakładu i powołać osoby z doświadczeniem w ochronie zdrowia zarówno w administracji, jak i w środowisku medycznym, wykazujące predyspozycje do wykonywania pracy audytora.
Dobrze zorganizowana komórka audytu i kontroli wewnętrznej prowadzi w sposób regularny i systematyczny czynności sprawdzające, wyciąga wnioski i doradza, w jakim kierunku zarządzający powinni zmodyfikować działalność organizacji, aby osiągnąć zamierzone cele w najbardziej efektywny sposób.
Pożądane cechy audytora
Problemem, który napotykają zarządzający w zakresie organizacji komórki audytu i kontroli, jest znalezienie osób o odpowiednich predyspozycjach, przygotowanych merytorycznie i spełniających kryteria formalne wskazane w ustawie o finansach publicznych.
Szczególnie poszukiwane cechy charakterologiczne audytora to:
- umiejętność analitycznego rozumowania,
- dociekliwość,
- cierpliwość i skrupulatność,
- obiektywizm i lojalność wobec pracodawcy.
- wytrwałość,
- zdolność lokalizowania spraw naprawdę istotnych, komunikatywność
Najważniejsza wydaje się jednak merytoryczna znajomość działalności zakładu, w którym audytor jest zatrudniony, przepisów branżowych, wewnętrznych i praktyki dnia codziennego stosownej w jednostce. Jeżeli audytor zostanie skierowany w strategiczne obszary wymagające szczególnego nadzoru, wyniki jego pracy przełożą się na konkretne wyniki całej organizacji.
Audytor zewnętrzny – wady i zalety
Jeżeli w placówce nie ma możliwości, aby w odpowiedni sposób zorganizować dział audytu wewnętrznego, można skorzystać z audytora z zewnątrz.
Najważniejszym argumentem przemawiającym na korzyść takiego rozwiązania jest niezależność i obiektywność takiej osoby. Istotne jest także wskazanie luk w obecnym systemie funkcjonowania zakładu i przekazanie kierownikowi argumentów za przyjęciem odpowiedniego kierunku rozwoju placówki. Zdarza się, że wyniki pracy niezależnego zespołu audytującego placówkę są zaskakujące zarówno dla wszystkich grup interesariuszy, jak i dla menedżerów zlecających audyt, gdyż nie potwierdzają diagnozy dotyczącej problemów placówki i realnych możliwości ich rozwiązania wydawanej przez kierownictwo placówki.
Istnieją jednak wady takiego rozwiązania. Przede wszystkim placówka nie zawsze może sobie pozwolić na zatrudnienie audytora zewnętrznego, co rzutuje na regularność i systematyczność prowadzonych działań. Ponadto osoba z zewnątrz nie zawsze wystarczająco zna specyfikę branży i samego zakładu .
W dużych publicznych placówkach medycznych siła oddziaływania związków i grup zawodowych, w zetknięciu ze społecznym odbiorem ich działalności powoduje, że zasady ekonomii, dobre praktyki zarządzania bywają odsunięte na dalszy plan. Niezależność i obiektywizm, oraz profesjonalizm zewnętrznego audytora mogą wówczas pomóc w podjęciu racjonalnych decyzji, bazujących na dokumentach i liczbach oraz mocno osadzonych w realiach rynkowych kierunków działania.
Podstawa prawna:
- ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych – Dz.U. nr 157, poz. 1240 ze zm.,
- komunikat nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych – Dz.Urz. Ministra Finansów nr 15, poz. 84,
- rozporządzenie Ministra Finansów z 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej – Dz.U. nr 238, poz. 1581,
- komunikat nr 8 Ministra Finansów z 20 kwietnia 2010 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych – Dz.Urz. Ministra Finansów nr 5, poz. 24,
- komunikat nr 25 Ministra Finansów z 18 grudnia 2009 r. w sprawie wzoru informacji o realizacji zadań z zakresu audytu wewnętrznego – Dz.U. Ministra Finansów nr 15, poz. 85,
- komunikat nr 11 Ministra Finansów z 26 czerwca 2006 r. w sprawie Standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych – Dz.Urz. Min. Fin. nr 7, poz. 56.
Wzór oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w wersji online zamieszczamy na stronie www.serwiszoz.pl w ABC Menedżera/Wzory dokumentów/Finanse. Wejdź i pobierz bezpłatnie!
Joanna Mnich
