Szukasz sprzętu medycznego? Wypełnij darmowe zapytanie
Wypełnij darmowe zapytanie
MedicalOnline.pl wyszukuje najlepszych dostawców
i przesyła im Twoje zapytanie
Dostawcy przesyłają Ci oferty handlowe dotyczące zapytania
sprzęt medyczny
Wyślijzapytanie ofertowe

Jak prowadzić sprawozdawczość projektów unijnych

Magdalena Pokrzycka-Walczak | 2011-10-13

Otrzymanie dofinansowania ze środków unijnych na planowane przedsięwzięcie oraz podpisanie umowy z instytucją wdrażającą to zaledwie początek współpracy. Nie tylko realizacja ale także rozliczania i sprawozdawczość projektu decydują o powodzeniu projektu w kolejnych latach.

Projekty tzw. europejskie, realizowane przez placówki medyczne otrzymują zazwyczaj dofinansowanie z:
Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko
Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka
Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
Regionalnych Programów Operacyjnych, w poszczególnych województwach.

Wytyczne z tych programów, także dotyczące sprawozdawczości, obowiązują wszystkie placówki, dlatego warto dokładnie je przeczytać, jeszcze przed rozpoczęciem realizacji projektu.

>> Weź udział w Ogólnopolskim Forum Zdrowia Publicznego 2011! Wyjątkowa dwudniowa konferencja w Warszawie już za dwa tygodnie! <<


Jednym z najważniejszych dokumentów, które placówka podpisuje na etapie rozpoczęcia przedsięwzięcia jest umowa o dofinansowanie, która reguluje szczegóły dotyczące terminów składania wniosków (zazwyczaj raz na trzy miesiące) oraz odpowiedniego prowadzenia dokumentacji niezbędnej do prawidłowego rozliczania projektu.


W Regionalnych Programach Operacyjnych błędy, które często popełniają beneficjenci, dotyczą głównie
• stosowania ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych,
• realizacji projektów związanych nie tylko z rozliczaniem inwestycji,
• prowadzenia przedsięwzięcia zgodnie z przyjętym i zawartym w umowie – zazwyczaj jako załącznik – harmonogramem rzeczowo-finansowym.

Zgodnie z umową o dofinansowanie placówka zobowiązuje się do: terminowej realizacji przedsięwzięcia – zgodnie z harmonogramem, rzetelnego dysponowania przyznanymi funduszami i oszczędności oraz osiągnięcia celów  projektu. Trzeba pamiętać, że naruszenie zapisów umowy o dofinansowanie może skutkować jej rozwiązaniem, a to wiąże się z koniecznością zwrotu otrzymanych funduszy.

Rozwiązanie umowy następuje gdy :

  1. Placówka z powodów zawinionych przez siebie nie rozpoczęła realizacji projektu w terminie 3 miesięcy od ustalonego dnia rozpoczęcia, zaprzestała realizacji projektu lub realizuje go niezgodnie z umową, przepisami prawa lub procedurami właściwymi dla Regionalnego Programu Operacyjnego.
  2. Nastąpiła odmowa poddania się kontroli lub audytowi, prowadzonemu przez uprawnione instytucje, lub gdy utrudniano ich przeprowadzenie
  3. W określonym terminie nie usunięto stwierdzonych nieprawidłowości.
  4. Nie były przestrzegane procedury udzielania zamówień publicznych.
  5. Dofinansowanie, otrzymane w ramach umowy, zostało wykorzystane na cele inne, niż określone w projekcie i niezgodnie z umową, przepisami prawa lub procedurami, przyjętymi dla programu.
  6. Nie zostało wniesione zabezpieczenie w formie i terminie określonym w umowie.
  7. W celu uzyskania dofinansowania w ramach umowy złożone zostały dokumenty, które zostały podrobione, przerobione lub stwierdzające nieprawdę.
  8. Wobec beneficjenta został złożony wniosek o ogłoszenie upadłości lub jeżeli pozostaje on w stanie likwidacji, albo gdy podlega on zarządowi komisarycznemu lub gdy zawiesił swoją działalność bądź jest podmiotem postępowań o podobnym charakterze.


W razie rozwiązania umowy instytucje wdrażające mogą zarządać zwrotu dotacji. Częściej stosują jedak inne rozwiązania. Jednym z nich jest wstrzymanie wypłacania dotacji, gdy placówka nie wypełnia obowiązków związanych z promocją i informacją lub nałożenie kar finansowych.
Każdy przypadek uchybień w realizowanych projektach jest analizowany indywidualnie i dopiero na podstawie oceny zaistniałej sytuacji podejmowana jest decyzja odnośnie do wysokości kary i jej rodzaju.

>> Czy znasz już stronę internetową magazynu "Serwis Kadry Zarządzającej ZOZ" ? Przeczytaj porady ekspertów i odpowiedzi na pytania czytelników <<

Każda placówka musi sporządzać wnioski o płatność, co może zwłaszcza początkowo przysporzyć pewnych trudności np. ze względu na konieczność korzystania z tzw generatorów wniosków o płatność.
Przed rozpoczęciem pracy nad sporządzaniem dokumentu warto zapoznać się z instrukcją dostępną na stronach  np. Ministerstwa Rozwoju Regionalnego lub Ministerstwa Zdrowia. Znajdują się tam także wszelkie zalecenia, wyjaśnienia i uszczegółowienia, które znacząco ułatwiają pracę. Można także skontaktować się z instytucją telefonicznie lub począt elektroniczną.

Jak uniknąć błędów w sprawozdawczości

1. Sprawdź dokładnie terminy dotyczące składania wniosków o płatność.
2. Zapoznaj się z instrukcją wypełniania wniosku o płatność.
3. Dostosuj się do zaleceń instytucji wdrażającej.
4. Stale monitoruj przepisy i wytyczne dotyczące programów.
5. Na każdym etapie realizacji projektu prowadź dokumentację niezbędną do właściwego rozliczenia.
6. Jeśli dostrzeżesz ryzyko w projekcie np. dotyczące przesunięcia terminów realizacji, poinformuj o tym instytucję wdrażającą i podpisz aneks do umowy.

Należy także pamiętać o monitorowaniu bieżących przepisów i wytycznych programów, z których pochodzi dofinansowanie. Na stronach internetowych m.in. Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, Ministerstwa Zdrowia czy Urzędów Marszałkowskich poszczególnych województw można znaleźć wszelkie zmiany dotyczące przepisów i wytycznych oraz inne informacje istotne dla placówek medycznych, na każdym etapie realizacji projektów.

Niektóre placówki powierzają czynności związane ze sprawozdawczością wyspecjalizowanym firmom zewnętrznym. Warto jednak pamiętać, że to one, jako beneficjenci unijnych dotacji, odpowiadają za formalną i merytoryczną zgodność dokumentacji finansowej z realizowanym projektem. Dokumentacja powinna znajdować się w placówce, bowiem w przypadku kontroli – a te mogą przeprowadzać np. Urząd Kontroli Skarbowej, Najwyższa Izba Kontroli, Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, a także instytucje unijne – niezbędne dokumenty można szybko zweryfikować ze stanem faktycznym.

Podstawa prawna:
• ustawa z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych – tekst jedn: Dz.U. z 2010 r. nr 113 poz. 759 ze zm.

Kiedy pacjent ma prawo do wizyty domowej lekarza POZ
25.02.2011Dariusz Poznański, Ministerstwo Zdrowia, Departame&hellip
Gdzie przechowywać paszport techniczny urządzeń medycznych
24.01.2011Krzysztof Tuczapski/Prezes zarządu Zamojskiego Szp&hellip
Jak prowadzić dokumentację medyczną od 1 stycznia 2011 r.
01.04.2011Dariusz Poznański , Departament Organizacji Ochron&hellip
Ustawa o działalności leczniczej uchwalona przez Senat
06.04.2011Serwis Kadry Zarządzającej ZOZ
więcej