Szukasz sprzętu medycznego? Wypełnij darmowe zapytanie
Wypełnij darmowe zapytanie
MedicalOnline.pl wyszukuje najlepszych dostawców
i przesyła im Twoje zapytanie
Dostawcy przesyłają Ci oferty handlowe dotyczące zapytania
sprzęt medyczny
Wyślijzapytanie ofertowe

Tworzenie dokumentacji ISO

Dariusz Chmielewski | 2011-06-05
Dobrze przygotowana kadra pracowników gwarantuje skuteczne wdrożenie sytemu zarządzania jakością w ZOZ, kształt systemu musi jednak znaleźć swój bezpośredni wyraz w odpowiednim udokumentowaniu. Dowiedz się jak poprawnie przygotować dokumenty dla swojego ZOZ.

Norma ISO 9001:2008 określa minimalne wymagania dotyczące dokumentacji systemu zarządzania jakością. Opracowanie dokumentacji systemu to jeden z najistotniejszych etapów jego wdrażania.
Norma wymaga, żeby dokumentacja systemu zarządzania jakością obejmowała:
•    polityki jakości i celów dotyczących jakości,
•    księgę jakości,
•    udokumentowane procedury,
•    dokumentację procesów,
•    dokumenty i zapisy określone przez placówkę medyczną jako niezbędne do zapewnienia skutecznego planowania, przebiegu i nadzorowania procesów.

Częstym błędem popełnianym podczas wdrażania systemów jest nadmierne rozbudowanie ich dokumentacji. Trzeba pamiętać, że musi być ona dostatecznie elastyczna, aby szybko można było dostosować ją do zmian w otoczeniu placówki. Założeniem normy ISO 9001:2008 jest, aby oprócz wymaganych procedur systemowych, każda placówka sama określiła, jakie dokumenty są jej niezbędne do skutecznego planowania i nadzorowania systemu zarządzania.
 
Przy opracowywaniu procedur ważne jest, aby uwzględnić stan faktyczny związany z obecnym sposobem postępowania z funkcjonującymi w placówce dokumentami.  Istnieje też możliwość, aby kilka procedur łączyć w jedną.

Kierownictwo placówki medycznej określa zakres i formę dokumentacji niezbędnej do ustanowienia, wdrożenia, utrzymania i doskonalenia systemu. Wiele placówek tworzy dodatkowe procedury i instrukcje postępowania niezbędne do właściwego ich funkcjonowania. Te dokumenty są także elementem systemu zarządzania i powinny być nadzorowane zgodnie z procedurą nadzorowania dokumentacji. Forma i stopień szczegółowości tych procedur i instrukcji zależy od samej placówki.


Elementy najistotniejszych procedur:
 
1. Procedura nadzoru nad dokumentacją
Procedura powinna zawierać:
•    zatwierdzanie dokumentacji przed wydaniem,
•    przeglądanie, aktualizowanie i ponowne zatwierdzanie przed wydaniem zmiany,
•    określanie zmian i aktualnego statusu dokumentów,
•    dostarczanie właściwych wersji stosownych dokumentów do miejsc użytkowania,
•    sposób zapewnienia aktualności i czytelności dokumentów,
•    identyfikację i nadzór nad dystrybucją dokumentów zewnętrznych,
•    sposób zapewnienia, że niemożliwe jest niezamierzone użycie nieaktualnych dokumentów i zastosowanie metod identyfikacji umożliwiających odzyskanie, jeśli zajdzie taka potrzeba.
2. Procedura nadzoru nad zapisami
Procedura powinna zawierać:
•    sposób identyfikacji, przechowywania, zabezpieczania, odzyskiwania i dysponowania zapisami.
3. Procedura przeprowadzania auditów wewnętrznych
Procedura powinna zawierać:
•    odpowiedzialności i wymagania dotyczące planowania, prowadzenia auditów, raportowania wyników oraz prowadzenia zapisów.
4. Procedura nadzoru nad niezgodnościami
Procedura powinna zawierać:
•    działania dotyczące nadzorowania i uprawnienia dotyczące postępowania z usługą niezgodną.
5. Procedura przeprowadzania działań korygujących
Procedura powinna zawierać:
•    przeglądy niezgodności, określanie ich przyczyn, ocenę potrzeb, określenie i wdrożenie działań korygujących, prowadzenie zapisów.
6. Procedura przeprowadzania działań zapobiegawczych
Procedura powinna zawierać:
•    ocenę potrzeby, określenia i zapewnienia działań zapobiegawczych, zapisywanie rezultatów podjętych działań i ich przegląd.



Pozycja pełnomocnika jakości

Kierownictwo ZOZ powinno wyznaczyć osobę, która będzie miała odpowiednie uprawnienia i odpowiedzialność w zakresie systemu zarządzania jakością czyli pełnomocnika jakości. Osoba ta może wykonywać również inne obowiązki, ale musi mieć niezbędne uprawienia w ramach placówki medycznej, które pozwolą jej zapewnić właściwe funkcjonowanie sytemu zarządzania jakością.
Wybór pełnomocnika jest szczególnie istotny w placówkach, gdzie średnie kierownictwo i kierownicy działów mają dużą autonomię. Przedstawiciel kierownictwa powinien zatem być wybrany na bazie autorytetu, uprawnień, kompetencji, aby stale stymulować komunikację na poszczególnych poziomach placówki oraz utrzymywać odpowiednie zaangażowanie personelu w tworzenie systemu.

Korzyści z wprowadzenia normy

Odpowiednio opracowana, stosowana i nadzorowana dokumentacja systemu jest jednym z głównych filarów funkcjonowania każdej placówki. Pomoże uniknąć wieluproblemów, takich  jak: zaginięcia dokumentów, archiwizacja zapisów, nadzorowanie wydanych kopii dokumentów i inne. Ogranicza również wzrost kosztów funkcjonowania systemu i generowanie strat.


Kiedy pacjent ma prawo do wizyty domowej lekarza POZ
25.02.2011Dariusz Poznański, Ministerstwo Zdrowia, Departame&hellip
Gdzie przechowywać paszport techniczny urządzeń medycznych
24.01.2011Krzysztof Tuczapski/Prezes zarządu Zamojskiego Szp&hellip
Jak prowadzić dokumentację medyczną od 1 stycznia 2011 r.
01.04.2011Dariusz Poznański , Departament Organizacji Ochron&hellip
Ustawa o działalności leczniczej uchwalona przez Senat
06.04.2011Serwis Kadry Zarządzającej ZOZ
więcej