Szukasz sprzętu medycznego? Wypełnij darmowe zapytanie
Wypełnij darmowe zapytanie
MedicalOnline.pl wyszukuje najlepszych dostawców
i przesyła im Twoje zapytanie
Dostawcy przesyłają Ci oferty handlowe dotyczące zapytania
sprzęt medyczny
Wyślijzapytanie ofertowe

Zarządzanie zakładem diagnostyki obrazowej

Marek Pilch-Kowalczyk - Były prezes zarządu i główny twórca systemów Alteris sp. z o.o. | 2009-05-12
Zarządzanie zakładem diagnostyki obrazowej

Istotą działania ZDO są usługi polegające na akwizycji danych obrazowych w różnych modalnościach oraz ich interpretacji i dokumentacji

Zarządzanie zakładem diagnostyki obrazowej

Archiwum on-line z uwzględnieniem kompresji

Zarządzanie to działania koncepcyjne, organizacyjne i kontrolne, zapewniające osiąganie wytyczonych celów i optymalizację sposobu ich osiągania.  Przyjrzyjmy się bliżej elementom tej definicji w kontekście zakładu diagnostyki obrazowej (ZDO).

Istotą działania ZDO  są usługi polegające na akwizycji danych obrazowych  w różnych modalnościach (RTG,TK, MR, USG, mammografia, PET itd.) oraz ich interpretacji (opis i diagnoza) i dokumentacji. By umożliwić wykonanie tych głównych czynności niezbędne jest planowanie, organizacja obiegu pracy i obiegu dokumentów, rozliczenia wewnętrzne, gospodarka zasobami, a także jeśli ZDO jest jednostką samodzielną – rozliczenia zewnętrzne oraz polityka sprzedaży – marketing. Obecnie większość tych elementów spina się poprzez system informatyczny (RIS/PACS), który umożliwia nie tylko prowadzenie procesów, ale ich pomiar i nadzór nad ich przebiegiem.

Obieg pracy

RIS/PACS powinien modelować normalny przebieg pracy w ZDO. Składa się na niego cykl od rejestracji do wydania wyników (rys.1) – zaś jego modyfikacje obejmują przyjmowanie zleceń elektronicznych i elektroniczne wydawanie wyników poprzez interfejs HL7 z systemem szpitalnym oraz pracę zdalną z wykorzystaniem węzła teleradiologicznego. Węzeł teleradiologiczny umożliwia również wymianę danych obrazowych pomiędzy różnymi systemami PACS oraz udostępnienie  usług własnych lekarzy innym ZDO.

Charakterystyczną cechą obiegu pracy jest podział pracy na tzw. etapy procedury (procedure steps) , którym jednoznacznie przypisuje się adresata/wykonawcę. RIS opierając się na bieżącym etapie procedury prezentuje badanie na liście roboczej określonego pracownika. Możliwe jest również definiowanie takich etapów procedury, które będą obsługiwane przez pierwszego wolnego pracownika. Dzięki obiegowi pracy unika się wyszukiwania, które zajmuje sporo czasu w systemach tradycyjnych. Pracownicy działają według zasady – „obsłuż pierwszego na liście”. Im algorytm tworzenia list roboczych lepiej modeluje rzeczywistość zakładu – tym rzadziej korzysta się z wyszukiwarki.

Proces główny możemy więc sobie wyobrazić jako elektroniczny obieg dokumentów, w którym na właściwym etapie przetwarzania, w odpowiedni sposób, prezentowane dane trafiają do właściwej osoby. System dba, by każdy obieg danych dobiegł końca i zostały wytworzone dokumenty końcowe. Na każdym etapie przetwarzania można zainstalować punkt pomiarowy (na wejściu i na wyjściu).

Zatem proces staje się mierzalny i możliwa jest jego optymalizacja.

Najważniejszą zaletą takiej organizacji pracy jest zbieranie danych do zarządzania w trakcie wykonywania normalnych czynności - bez ich zakłócania.

Podstawowym warunkiem powodzenia jest jednokrotne wprowadzanie danych i ich krzyżowa weryfikacja. W przeciwnym razie szybko da znać o sobie zjawisko „Śmieci wchodzą – śmieci wychodzą”.

Warto tu zwrócić uwagę na istotną -psychologicznie -zmianę sposobu pracy. W dotychczasowej organizacji pracy punktem wyjścia jest nazwisko pacjenta i/lub jego identyfikator. Kolejne kroki obejmują: wyszukanie pacjenta, wyszukanie zaplanowanej dla niego procedury i wykonanie jej.

Przy zastosowaniu obiegu pracy, w typowej sytuacji jest to:
 

  • pobranie z listy pierwszej nieobsłużonej procedury,
  • wezwanie pacjenta,
  • potwierdzenie jego identyfikacji i wykonanie procedury.


Pomimo że taki tok pracy jest dużo bardziej efektywny i zmniejsza możliwości pomyłki – przyzwyczajenie do pierwszego sposobu jest bardzo silne. Jest to szczególnie widoczne podczas szkoleń pracowników oraz w pierwszym okresie wdrożenia systemu.

Istnienie elektronicznego obiegu informacji umożliwia nowe formy organizacji pracy: pracę zespołową oraz pracę zdalną.

Praca zdalna (teleradiologia) czyni racjonalnym ekonomicznie wykorzystanie subspecjalistów. Pomaga w rozwiązywaniu trwałych i czasowych braków personelu lekarskiego oraz nagłych spiętrzeń pracy. Jest więc korzystna i dla pracodawcy i dla pracownika, a także służy podniesieniu jakości świadczonych usług. Dynamiczna gospodarka czasem pozwala lekarzom podnieść swoją wydajność i skoncentrować się na obszarze własnych zainteresowań i ekspertyzy.

Oszczędność pracy


Analizując czynności wykonywane przez nas w pracy często zauważamy, że część z nich jest wynikiem braku uporządkowania oraz niedostępności informacji w miejscu i czasie, w którym jest potrzebna. Aby uzyskać jakiekolwiek dane analityczne z dokumentacji papierowej musimy prowadzić dodatkowe rejestry, a następnie dokładnie je przetworzyć. Ponadto takie zestawienie zawsze powstaje później niż zgłaszamy jego potrzebę.

Dobrze zaprojektowany system RIS/PACS daje zarządzającemu liczne syntetyczne zestawienia, po kilku kliknięciach myszką. Może je wydać w wygodnym formacie, np. w formie arkuszy kalkulacyjnych, które można potem ponownie przetworzyć i zaprezentować w dogodnej formie.

Korzystanie z archiwum papierowego jest również czasochłonne w przypadku sięgania do badań archiwalnych -zarówno z powodów medycznych jak i prawno-administracyjnych. I tu system informatyczny daje nam natychmiastowy dostęp do potrzebnych danych.

Oszczędność czasu pracy pozwala na podjęcie wysiłku dla poprawy jakości, a zastosowanie narzędzi informatycznych umożliwia pomiar jego efektów i dalszą optymalizację.

W obecnych czasach dochodzi nareszcie do zróżnicowania kosztów pracy. Właściwie zaprojektowany system informatyczny pozwala na takie ułożenie przebiegu pracy, by czynności, które nie wymagają wysokich kwalifikacji nie były wykonywane przez personel lekarski. Wzrost wydajności pracy pozwala na odpowiednie wynagradzanie i motywowanie pracowników. Likwiduje również źródła frustracji i zmniejsza ogólne odczucie obciążenia pracą. Technologie cyfrowe oferują również po przekroczeniu pewnego progu skali oszczędności w zakresie zużycia materiałów i kosztów eksploatacyjnych.

Wymiana danych pomiędzy systemami


Systemy informatyczne stosowane w medycynie powinny komunikować się ze sobą. Usunięcie jednego ogniwa ręcznego kopiowania danych zwykle zmniejsza stopę pomyłek o 10-20 proc. Szczególnie istotne jest to w działaniach terapeutycznych – stąd największy nacisk kładzie się na systemy e-preskrypcji. Wiadomo- pacjent jest najważniejszy – to jednak pieniądze też się liczą. Dlatego tak ważne jest, by nie marnować czasu na kopiowanie danych, ani nie popełniać błędów, które powodowałyby straty finansowe.

 

Dobrze zaprojektowany system RIS powinien umożliwiać:

 

  • Przyjmowanie elektronicznych zleceń medycznych systemu szpitalnego (HL7) i zwracanie do niego wyniki badań,
  • Elektroniczną wymianę danych dotyczących terminów procedur,
  • Elektroniczną wymianę informacji z urządzeniami diagnostycznymi (Modality Worklist),
  • Generowanie danych dla systemu rozliczeń (format otwarty NFZ),
  • Generowanie danych na potrzeby księgowości,
  • W jednostkach prowadzących bezpośrednią sprzedaż usług dla pacjentów generowanie dokumentów sprzedaży,


Pożyteczna jest również  zdolność wymiany danych z systemami zaopatrzenia materiałowego (rozchód materiałów i magazyn oddziałowy).


Fenomen Pani Zosi


Przy wdrożeniach informatycznych systemów zarządzania ZDO często stykaliśmy się ze zjawiskiem niezgodności zestawień prowadzonych „w zeszycie”, z zestawieniami generowanymi przez system. Zwykle użytkownik systemu mówił nam: „Dawniej to wszystko prowadziła pani Zosia w zeszycie i zawsze jej się zgadzało.”

Oczywiście zawsze uważnie sprawdza się takie niezgodności. Jednak w zdecydowanej większości przypadków okazuje się, że to zestawienie „pani Zosi” jest niepoprawne, ponieważ niektórych przypadków tam nie odnotowano oraz nie korygowano zmian w trakcie pracy. A przede wszystkim nikt „pani Zosi” nie kontrolował – bo było to jedyne źródło informacji.

Przy okazji rozwiązywania fenomenu „pani Zosi” często okazuje się, że pracownicy w wielu czynnościach usiłują iść na skróty. W idealnych warunkach system powinien blokować każdą taką próbę. Jednak pomysłowość użytkowników często wykracza poza wyobraźnię projektantów, a nawet gdyby udało się zablokować takie drogi na skróty – to powstałby system niemożliwy do eksploatacji w warunkach nietypowych. A zadaniem systemu jest w pierwszej kolejności zawsze obsłużyć proces główny.

Rozwiązania tego problemu obejmują:
 

  • szkolenie pracowników zmierzające do uświadomienia im konsekwencji ich działań,
  • tworzenie narzędzi naprawczych, które umożliwiają administratorowi systemu poprawę skutków „radosnej twórczości” użytkowników.


Podsumowanie

Zarządzanie ZDO zmieniło się zasadniczo pod wpływem technologii. Nowe możliwości uzyskiwania informacji o przebiegu pracy pozwalają na wprowadzanie nowoczesnych metod organizacji pracy, podnoszenie jej jakości, komfortu i wydajności. A przecież dobrze zaprojektowany system informatyczny jest nieodzownym narzędziem do realizacji tych celów.

Brak tagów